Вопросы о документах оффшорных компаний

Во многих оффшорных юрисдикциях учредительные документы компаний хранятся в государственном регистрационном органе в электронном виде в открытом доступе. Как правило, законодательство оффшорных юрисдикций предписывает хранение бумажных экземпляров учредительных документов компании по зарегистрированному (юридическому) адресу компании. По зарегистрированному адресу компании также предписывается хранить копии резолюций о внесении изменений в учредительные документы, реестры директоров и акционеров компании, оттиск печати компании, иногда копии резолюций о смене директоров и акционеров компании.

Владельцу компании вручается оригинал свидетельства о регистрации (Certificate of Incorporation) компании, экземпляр учредительных документов в бумажном виде, документы о назначении директоров и распределении акций, именные сертификаты акций, а также декларации номинальных директоров и трастовые декларации в случае использования номинального сервиса. Эти документы владелец компании может хранить в любом месте, которое сочтет надлежащим. 

Законодательство некоторых оффшорных юрисдикций (к примеру, Британских Виргинских островов) предписывает помещать сертификаты акций на хранение к специально уполномоченному депозитарию или к зарегистрированному агенту, через которого регистрировалась компания, если акции были выпущены не на конкретное лицо, а на предъявителя. В случае если сертификаты акций на предъявителя не были, в соответствии с законодательством, помещены на хранение к депозитарию или агенту, сертификаты акций считаются недействительными вплоть до момента помещения их на такое хранение.

Как правило, законодательство классических оффшорных зон не предъявляет к оффшорным компаниям требований по подготовке строгой финансовой отчетности и предоставлению ее в государственные органы страны регистрации компании.

Однако во многих низконалоговых и всех полноналоговых юрисдикциях подобные требования существуют. За более подробной информацией Вы можете обратиться к нашим Консультантам и прочесть соответствующую информацию в разделе "Подготовка финансовой отчетности и аудитов"

Свидетельство благополучного состояния – это документ, выдаваемый государственными регистрационными органами оффшорных и оншорных юрисдикций, который свидетельствует, что компания находится в благополучном (хорошем) состоянии.

Благополучное состояние компании означает, что компания уплатила все обязательные пошлины и сборы, и ее наименование включено в государственный реестр компаний (т.е., она не вычеркнута и не ликвидирована). Свидетельство благополучного состояния обычно запрашивают банки для поддержания счета компании в активном статусе. Формально у такого свидетельства нет срока действия, но банк может ежегодно запрашивать свежее свидетельство. Связано это с тем, что, к примеру, в оффшорных юрисдикциях продление компании происходит раз в год. Если компания не оплатит ежегодный сбор за продление/поддержание компании в благополучном состоянии, регистрационный орган откажет в выдаче свидетельства по компании. Отказ предоставить свежее свидетельство благополучного состояния в банк в свою очередь может повлечь блокирование счета компании. 

Свидетельство благополучного состояния также может быть запрошено контрагентами компании. В некоторых юрисдикциях (например, в Великобритании) свидетельство может включать в себя сведения о директорах, секретарях, акционерах компании, а также зарегистрированный адрес компании. Такие свидетельства служат аналогом известных в России выписок из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Поэтому иногда по аналогии такие Свидетельства называют Выпиской из торгового реестра.

Свидетельство о полномочиях (его также иногда называют свидетельством о должностных лицах) чаще всего представляет собой документ, оформляемый зарегистрированным агентом, через которого регистрировалась компания, и содержащий сведения о должностных лицах и акционерах компании. При этом существует возможность выбрать, какие сведения включить в свидетельство о полномочиях: это может быть свидетельство только с указанием информации о директорах (текущих или всех, кто когда-либо занимал эту должность), либо только о секретарях, либо только об акционерах компании, либо с различными комбинациями этих сведений. 

В некоторых странах свидетельства, содержащие сведения о служащих компании и ее акционерах, выдаются государственными регистрационными органами и являются официальными документами. Например, в Великобритании сведения о текущих директорах, секретарях, акционерах и адресе компании могут быть включены в свидетельство хорошего состояния. А в Республике Кипр государственный регистрационный орган выдает отдельно свидетельство о директорах и секретарях компании (Certificate of Directors and Secretary), свидетельство об акционерах компании (Shareholders Certificate) и свидетельство о зарегистрированном адресе компании (Certificate of Registered Address). 

Свидетельства о полномочиях, оформляемые зарегистрированным агентом компании, и свидетельства, содержащие аналогичные сведения и выпускаемые государственными регистрационными органами, не имеют срока действия, но также могут запрашиваться банками, обслуживающими компанию, либо контрагентами компании с определенной периодичностью.

Свидетельство налогового резидентства (налоговая справка) – это документ, подтверждающий наличие или отсутствие налогового резидентства у компании в стране ее регистрации. Свидетельство выдается налоговыми или финансовыми органами страны. Оно может понадобиться при покупке компанией недвижимого имущества на территории государства, отличного от страны его регистрации, при аккредитации зарубежного представительства компании и постановке его на налоговый учет, при открытии счета для компании (например, в российском банке). Свидетельство налогового резидентства также необходимо для использования преимуществ, которые предоставляют международные договоры об избежании двойного налогообложения.

Если акции оффшорной компании были выпущены на имя действительного владельца компании, то достаточным доказательством прав на акции этой компании является реестр акционеров или сертификат акций с указанием данных акционера. Как правило, реестр акционеров ведется и хранится у зарегистрированного агента компании, но экземпляр реестра или выписка из него может быть предоставлена владельцу компании. В любом случае, в отсутствие реестра акционеров законным и достаточным доказательством того, что лицо является акционером компании, является сертификат акций. 

В случае, когда акции выпускаются на предъявителя, доказательством того, что лицо является обладателем прав на акции, является только сертификат акций. Это достаточно небезопасно, поскольку сертификатом акций могут завладеть третьи лица, а лицо, предъявившее такой сертификат акций, по умолчанию считается их законным обладателем (то есть, директора оффшорной компании не обязаны проверять, насколько законен путь приобретения новым акционером акций оффшорной компании на предъявителя). Если законодательством оффшорной юрисдикции, в которой зарегистрирована компания, выпустившая предъявительские акции, предписано хранение сертификатов таких акций у уполномоченного на то депозитария, и сертификаты предъявительских акций были помещены на хранение в соответствии с требованиями закона, то документом, подтверждающим права лица на акции, будет служить выписка из реестра депозитария или справка от него же о том, что такое-то лицо является владельцем предъявительских акций такой-то компании. Помещая предъявительские акции на хранение к депозитарию, можно обезопасить себя от утери или кражи сертификатов, а, следовательно, и от нежелательной утери прав на акции. 

При привлечении номиналов в качестве акционеров оффшорной компании доказательством того, что собственником компании является не номинал, а другое лицо, служит трастовая декларация, оформляемая номинальным акционером на имя бенефициара и содержащая информацию о том, что номинал держит акции компании исключительно в пользу бенефициара.

Для ответа на поставленный вопрос сначала необходимо рассмотреть, что такое легализация и для чего она нужна. Легализация – это процедура придания документам, оформленным в одном государстве, юридической силы для их использования в других странах. Существует два способа такой легализации: проставление апостиля и консульская легализация. Рассмотрим каждый из них. 

Апостилем называют специальный штамп, содержащий обязательные реквизиты (наименование государства, выдавшего апостиль, фамилия и должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ, и т.д.), который проставляется на официальных документах, выпускаемых странами-участницами Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года. Под официальными документами здесь понимаются документы, исходящие от государственного органа или должностного лица, административные документы, не имеющие прямого отношения к коммерческим или таможенным операциям, официальные пометки (например, визы и пометки о регистрации), а также нотариальные акты. Проставляется апостиль, как правило, уполномоченными на то органами государственной власти. Документы, на которых апостиль был проставлен в одном из государств-участников Гаагской конвенции 1961 года, действительны во всех остальных странах-участницах этой конвенции. К Гаагской конвенции об апостиле 1961 года присоединились практически все оффшорные и многие оншорные юрисдикции, а также почти все страны бывшего СССР за исключением четырех государств Центральной Азии (Таджикистана, Туркменистана, Узбекистана и Киргизии). Поэтому, если вы намерены использовать документы иностранной компании на территории одного из государств-участников конвенции (например, в России или Украине), их необходимо апостилировать. В случае если проставление апостиля необходимо на неофициальном документе, его предварительно заверяют нотариально, а затем апостилируют нотариальный акт. 

Консульская легализация аналогична апостилю, но применяется для придания юридической силы документам, которые будут использоваться на территории государства, не присоединившегося к Гаагской конвенции 1961 года. Процедура консульской легализации сложнее процедуры апостилирования, она включает в себя удостоверение легализуемого документа у нотариуса, удостоверение подписи нотариуса органами юстиции, удостоверение печати органа юстиции в консульском департаменте министерства иностранных дел и, наконец, удостоверение в консульстве государства, на территории которого будет использоваться легализуемый документ. Таким образом, если документы иностранной компании будут использоваться на территории государства, не присоединившегося к конвенции, вместо процедуры апостилирования необходимо прибегнуть к консульской легализации.

Единых форм документов, обязательных для использования компаниями всех оффшорных юрисдикций, не существует. Как правило, законодательство каждой юрисдикции устанавливает перечень обязательных реквизитов для того или иного документа (для реестра директоров и акционеров, для сертификата акций и т.д.), но жестких требований по соблюдению какой-то определенной формы нет. В некоторых странах есть жесткие формы для зафайливания данных в реестре (напр, Англия)

Что касается форм договоров, то здесь тоже нет универсальных требований. Договор должен быть оформлен в соответствии с законодательством того государства, в котором находятся его стороны. Если договор осложнен иностранным элементом (т.е. в случае если стороны договора находятся в разных государствах или объект сделки находится в стране, отличной от страны нахождения сторон договора), то договор должен быть оформлен в соответствии с правом, применимым к такому договору согласно законодательству стран сторон сделки.

Во избежание возникновения конфликтных ситуаций, для определения права, применимого к конкретному договору с иностранным элементом, а также для проверки соответствия условий и формы договора этому праву необходимо всегда обращаться к компетентному юристу.