Апостиль и иные формы легализации документов

При ведении бизнеса на территории нескольких государств, часто возникает необходимость в легализации документов. Так, иностранные документы могут быть приняты государственными органами, только если они легализованы.

Легализация - это процедура придания документу, оформленному в одной стране, юридической силы для его использования на территории другой страны.

Основные формы легализации иностранных документов:

• апостилирование
• консульская легализация.

(1)   АПОСТИЛИРОВАНИЕ

Процедура апостилирования была введена Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года и заключается в проставлении апостиля на документах. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также, в отдельных случаях, подлинность штампа или печати, скрепляющих документ.

В соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г., апостиль имеет форму прямоугольника со стороной не менее 9 см и содержит следующие реквизиты:

1. Наименование государства, выдавшего апостиль
2. Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
3. Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
4. Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем
5. Название города, в котором проставлен апостиль
6. Дата проставления апостиля
7. Название органа, проставившего апостиль
8. Номер апостиля
9. Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль
10. Подпись должностного лица, проставившего апостиль

Апостиль составляется на официальном языке государства, его проставившего, при этом  заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» пишется на французском языке.

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

Апостилировать документ можно только в той стране, в которой он выдан. Срок действия апостиля не ограничен. Апостиль не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными органами всех государств-участников Конвенции, среди которых можно назвать Россию, Кипр, Великобританию, Гонконг, Британские Виргинские острова, Сейшелы и др.

Образцы апостилей различных государств Вы можете увидеть в разделе "Образцы документов"

(2)   КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ

Государства, не присоединившиеся к Гаагской конвенции 1961 г., используют другую форму легализации – консульскую легализацию. Эта процедура включается в себя два этапа: а) легализацию в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ; б)  легализацию в консульском учреждении или посольстве.

Как правило, в консульское учреждение документы представляются на иностранном языке, но легализационная надпись на документе совершается на официальном языке той страны, в чье консульство были представлены документы. Консульские учреждения ведут реестры по легализации документов и актов. В реестре каждой легализационной надписи присваивается номер по реестру, проставляется дата, подпись консульского должностного лица должна быть расшифрована.

Консульская легализация заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей на документах и актах и соответствия их законам государства пребывания. Консульская легализация подтверждает правомочность документов и актов в международном общении.

В нашей практике часто встречается  консульская легализация для Узбекистана, Туркмении и других государств.

Стоит отметить, что с практической точки зрения консульская легализация является, как правило, более долгой и дорогостоящей формой легализации, по сравнению с апостилированием, что однако неизбежно в случае необходимости использования документов на территории стран, не присоединившихся к Гаагской конвенции об апостиле.